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Comment expédier un objet trouvé à son propriétaire de manière professionnelle ?

Gestion

L’expédition d’un objet trouvé peut parfois s’avérer être une tâche plus ardue que l’on pense. Entre emballage défectueux, retard de livraison, perte du colis, etc. Les professionnels peuvent vite se confronter au mécontentement des propriétaires. Retrouvez ici tous nos conseils pour expédier un objet de manière professionnelle et ainsi satisfaire vos clients !

expédition d'un objet trouvé

Choisir son packaging

La première étape est de bien sélectionner son packaging afin que l’objet soit le plus facile à emballer et aussi à déballer. Le colis doit être facile à ouvrir pour votre client afin qu’il puisse notamment le réutiliser pour d’autres occasions s’il le souhaite.

Protéger l’objet trouvé grâce à un bon emballage

Préparez votre colis avec précaution afin de ne pas risquer qu’il soit endommagé à sa réception. Pour cela, choisissez une taille de carton adaptée à l’objet trouvé. Idéalement, l’objet doit être calé dans le carton afin qu’il ne puisse pas bouger pendant le transport et éviter tout dommage de l’objet. De plus, pour les articles plus fragiles, l’utilisation d’un papier kraft est fortement recommandée afin d’améliorer la protection de l’objet trouvé. Ou alors le papier de soie pour les objets de forte valeur voir pour les plus fragiles papier bulle même si cette solution est moins écologique.

Lorsque vous envoyez un objet de valeur, traitez-le avec encore plus de précautions. Utilisez un colis en carton plutôt que des enveloppes à bulles flexibles et renforcez le carton d’expédition avec du scotch sur les côtés.

Choisir le transporteur adapté en fonction de la demande client

Lors d’une expédition, le choix du transporteur est aussi important pour satisfaire votre client. Pour cela, n’hésitez pas à lui poser des questions sur ses envies. Préfère-t-il un envoi plus rapide ? Privilégie-t-il un envoi moins cher mais plus long ? 

En lui posant ces questions et en prenant le temps de connaître son choix d’expédition, vous éviterez des plaintes en aval sur le tarif de l’expédition ou sur d’éventuels retards. 

Assurez-vous également d’avoir les compétences nécessaires auprès de votre équipe concernant les conditions d’expédition d’un colis à l’étranger (articles interdits pour transport aérien, factures proforma à signer avec le cachet de l’expéditeur, codes douaniers…) 

Pour vous aider à conseiller votre client dans son choix d’expédition voici un tableau comparatif des différents transporteurs (exemple cas d’utilisation PeeK’in) : 

tableau comparatif transporteur

Entretenir la relation avec le client

Dans une expédition le suivi du colis est primordial pour répondre aux questionnement des propriétaires des objets et ainsi montrer son professionnalisme. Pour cela, lorsque vous observez un retard dans l’expédition de l’objet trouvé n’hésitez pas à contacter votre client afin de l’en informer et de le rassurer sur la situation. 

Assurez-vous aussi de l’exactitude de l’adresse de livraison. En France, chaque jour des milliers de colis sont envoyés à une mauvaise adresse ou une mauvaise personne et souvent retournés à l’expéditeur. Avec PeeK’in, le client renseigne lui-même son adresse avec un processus d’assistance d’adresse postale via la proposition d’une liste d’adresses postales normalisées avec en plus un contrôle d’erreur pour éviter les risques de retour. Résultat, nous avons constaté une baisse significative d’erreur d’adresses de livraison de 15%, y compris à l’international.

La relation avec le client, c’est aussi lui informer de ses options lors d’une expédition. Pour la plupart des envois, le propriétaire de l’objet trouvé peut assurer l’objet en valeur déclarée. Cela signifie qu’en cas de perte du colis, votre client se fera rembourser de la valeur d’achat de l’objet. Pour cela, le client doit fournir la facture d’achat de l’objet afin de certifier le montant d’achat.

Personnalisation message marketing

Enfin, la personnalisation d’une expédition à travers un message est une excellente façon de montrer l’attention portée au propriétaire de l’objet. Grâce à cela, votre client se sentira valorisé. C’est aussi un excellent outil de communication pour entretenir la réputation de l’établissement.

Ici un exemple de message markerting que nous préconisons aux établissements clients de PeeK’in :

Communication objet trouvé Hotel de la marée

Vous connaissez maintenant, les astuces pour gérer d’une manière professionnelle l’envoi d’un objet trouvé. A vous de jouer !

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